Hvem er ansvarlig for personopplysningene?
Melhus Catering AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som omtales i denne erklæringen. Det betyr at vi bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene brukes.
Melhus Catering AS
Organisasjonsnummer: 928 558 223
Adresse: Sluppenvegen 25, 7037 Trondheim
E-post: post@melhuscatering.no
Telefon: 481 55 481
Du kan kontakte oss dersom du har spørsmål om personvern eller ønsker å bruke rettighetene dine.
Bestillinger, forespørsler og kundekontakt
Når du bestiller catering eller kontakter oss, behandler vi opplysningene som er nødvendige for å svare deg og gjennomføre oppdraget. Dette kan være navn, telefonnummer, e-postadresse, leveringsadresse, fakturaopplysninger og informasjon om dato, tidspunkt, meny og antall personer.
Vi behandler også relevant korrespondanse og opplysninger om endringer, levering, betaling og retur av utstyr.
Opplysningene kommer vanligvis fra deg. Når en bedrift, arrangør eller annen person bestiller på vegne av andre, kan vi motta nødvendig kontakt- og leveringsinformasjon fra bestilleren.
For privatkunder er behandlingsgrunnlaget at opplysningene er nødvendige for å inngå eller oppfylle en avtale, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b.
Når du er kontaktperson for en bedrift eller organisasjon, bygger behandlingen normalt på vår berettigede interesse i å administrere oppdraget og kommunisere med riktig person, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Det samme gjelder nødvendig oppfølging av generelle henvendelser. Du kan be om informasjon om interesseavveiningen.
Nødvendig regnskapsdokumentasjon behandles for å oppfylle lovpålagte plikter, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav c.
Det er frivillig å kontakte oss, men uten nødvendige kontakt-, bestillings- og leveringsopplysninger kan vi ikke behandle eller gjennomføre bestillingen.
Allergier og kostbehov
Vi trenger å vite hvilke tilpasninger maten krever, men normalt ikke hvilken gjest som har behovet. Oppgi derfor helst antall porsjoner og hva maten skal være uten, fremfor navn og helseopplysninger om gjestene.
Opplysninger om allergier eller intoleranser kan være helseopplysninger dersom de kan knyttes til en bestemt person. Slike opplysninger skal bare brukes til å avklare og gjennomføre nødvendig mattilpasning.
Når behandlingen gjelder identifiserbare helseopplysninger, baseres den på uttrykkelig samtykke etter artikkel 6 nr. 1 bokstav a og artikkel 9 nr. 2 bokstav a. Samtykket skal være særskilt og dokumenterbart. En generell bekreftelse på at personvernerklæringen er lest, erstatter ikke dette samtykket.
Ved bestilling for andre må et nødvendig samtykke komme fra personen opplysningene gjelder, eller en foresatt der det er relevant. Ikke send flere helseopplysninger enn det som er nødvendig.
Samtykke kan trekkes tilbake ved å kontakte oss. Vi kan da avklare hvordan eventuelle mattilpasninger kan håndteres uten unødvendige personopplysninger.
Nyhetsbrev
Påmelding til nyhetsbrev er frivillig. Når du melder deg på, bruker vi e-postadressen din til å sende nyheter og tilbud fra Melhus Catering. Vi behandler også nødvendige opplysninger for å dokumentere påmeldingen og administrere avmelding.
Behandlingen bygger på samtykke, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake gjennom avmeldingslenken i nyhetsbrevet eller ved å kontakte oss. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av utsendelser før samtykket ble trukket tilbake.
En cateringbestilling er ikke i seg selv en påmelding til nyhetsbrev.
Nyhetsbrevskjemaet vårt er koblet til Mailchimp. Mailchimp brukes til å administrere abonnenter og sende ut nyhetsbrev.
Hvem kan få tilgang til opplysningene?
Opplysninger kan deles med leverandører som er nødvendige for å gjennomføre bestillingen eller drifte tjenestene våre. Dette omfatter leverandører av nettside og bestillingsløsning, e-post og IT-drift, regnskap og fakturering, transport og nyhetsbrev.
En transportør kan få mottakerens navn, telefonnummer, leveringsadresse, tidspunkt og nødvendige leveringsinstruksjoner. Regnskapsførere og regnskapsleverandører kan få opplysninger som trengs til fakturering og bokføring.
Leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, skal være bundet av databehandleravtale og behandle opplysningene etter våre instrukser. Tilgang skal begrenses til det som er nødvendig for oppgaven.
Opplysninger kan også utleveres når vi er rettslig forpliktet til det.
Behandling utenfor EU/EØS
Bruk av Mailchimp innebærer at nyhetsbrevopplysninger kan behandles i USA. Tjenesten leveres av The Rocket Science Group LLC, som inngår i Intuit.
Mailchimp opplyser at selskapet benytter EU–US Data Privacy Framework for relevante overføringer, og har standard personvernbestemmelser i databehandleravtalen som alternativt overføringsgrunnlag.
Du kan kontakte oss for informasjon om leverandørene som behandler opplysningene dine, aktuelle overføringsgrunnlag og hvordan du får tilgang til relevante garantier.
Informasjonskapsler og besøk på nettstedet
Informasjonskapsler og lignende teknologier kan brukes til å få nettstedet til å fungere, huske valg og måle bruken av nettstedet.
Teknologier som er strengt nødvendige for en tjeneste du uttrykkelig har bedt om, kan brukes uten samtykke. Analyse og markedsføring som krever samtykke, skal ikke aktiveres før du har samtykket.
Samtykke til slike formål skal være frivillig og kunne trekkes tilbake. Et avslag på analyse eller markedsføring skal ikke hindre deg i å bestille catering.
Informasjon om hvilke teknologier som faktisk brukes, leverandører, formål og varighet skal være tilgjengelig sammen med nettstedets samtykkevalg.
Hvor lenge oppbevares opplysningene?
Lagringstiden avhenger av hva opplysningene brukes til:
Forespørsler: Opplysninger fra en henvendelse som ikke fører til bestilling, slettes når henvendelsen og eventuell avtalt oppfølging er avsluttet, med mindre det finnes et konkret behov og lovlig grunnlag for videre lagring.
Bestillinger: Praktiske opplysninger beholdes mens oppdraget gjennomføres og levering, betaling og eventuell utstyrsretur følges opp. Opplysninger som må beholdes som regnskapsdokumentasjon, følger reglene nedenfor.
Regnskapsdokumentasjon: Fakturaer og annet regnskapsmateriale som omfattes av femårsregelen, oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Særskilte lovkrav eller pålegg kan kreve lengre oppbevaring. Dette innebærer ikke at alle merknader eller helseopplysninger i en bestilling skal lagres like lenge.
Allergiopplysninger knyttet til personer: Disse slettes når mattilpasningen er gjennomført og nødvendig oppfølging er avsluttet. Opplysninger som må beholdes i forbindelse med en konkret tvist eller et rettskrav, vurderes særskilt.
Nyhetsbrev: Opplysningene brukes så lenge du abonnerer. Etter avmelding kan begrenset dokumentasjon om samtykke og reservasjon beholdes når det er nødvendig for å dokumentere tidligere utsendelser og hindre at du meldes på igjen ved en feil.
Ved en konkret reklamasjon eller tvist kan relevant dokumentasjon beholdes til saken og eventuelle rettskrav er avklart.
Dine rettigheter
Du kan be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg, og få uriktige opplysninger rettet.
Du kan be om sletting eller begrensning av behandlingen når vilkårene er oppfylt. Enkelte opplysninger kan ikke slettes straks, for eksempel regnskapsdokumentasjon vi er lovpålagt å oppbevare.
Når behandlingen bygger på samtykke eller avtale og skjer automatisk, kan du ha rett til å få utlevert opplysningene du selv har gitt oss i et strukturert, vanlig brukt og maskinlesbart format.
Du har rett til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Du kan alltid protestere mot bruk av opplysninger til direkte markedsføring.
Samtykke kan trekkes tilbake når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen som allerede er gjennomført.
Send henvendelsen til post@melhuscatering.no. Vi svarer uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned. Dersom fristen må forlenges etter regelverket, informerer vi deg om årsaken og den nye fristen. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten din.
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener at personopplysningene dine behandles i strid med regelverket.
Endringer i erklæringen
Vi oppdaterer personvernerklæringen når behandlingen av personopplysninger eller tjenestene våre endres. Ved vesentlige endringer gir vi berørte personer informasjon på en egnet måte.